Archivierung & Datenhaltung

Aufzeichnungen und Informationen sind das Herz Ihrer Organisation. Umso wichtiger sind Verwaltung und Schutz dieser Vermögenswerte. Lesen Sie hier, wie Ihre Archivierungskonzepte und -Einrichtungen Ihren hohen Ansprüchen standhalten.

Ihre geschäftskritischen Akten, Unterlagen und Daten nehmen immer weiter an Menge zu, und die gesetzlichen Vorgaben in puncto Archivierung tragen erheblich dazu bei. Die Folge: zunehmender Platzbedarf, wachsender Verwaltungsaufwand. Die Überlegung: Übertragung des Archivs an einen externen Service-Anbieter, optimierte Nutzung freiwerdender Raum- und Personal-Ressourcen.

Wie Sie Ihre Informationen & Vermögenswerte sicher bewahren

Ob es sich um die Archivierung von Papierdokumenten im Rahmen einer Digitalisierungs-Initiative handelt, um eine Bestandsprüfung zur Bereinigung von Akten oder die Wiederherstellung oder Verlagerung von Akten: stringentes und professionelles Projektmanagement ist unverzichtbar. 

Die Herausforderung: Sie müssen sich vorbehaltlos auf Ihren Dienstleister für Archivierung verlassen können. Überzeugen Sie sich intensiv von seiner Qualität und Expertise.

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    Merkmale von Akten-Archivierung & -Digitalisierung

    Eine Akten-Archivierung muss die Kriterien Unveränderbarkeit, langfristige Auffindbarkeit sowie Wiedergabefähigkeit einlösen. Das erfordert eine sorgfältige Verwaltung und sichere Aufbewahrung. Die Digitalisierung reicht hier nicht aus, ist aber eine prima Grundlage. Weiterlesen...

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    Aufbewahrung von Akten und Datenträgern

    Physische Aufzeichnungen, elektronische Daten, Tapes und vieles mehr: Das alles muss rasch zugreifbar in Hochsicherheitsräumen archiviert werden – mit Schutz vor Kriminellen und Katastrophen. Und mit Online-Verwaltung, Suche- & Tracking-Features und weiteren On-demand-Diensten. Weiterlesen...

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    Sicheres & transparentes Bandmanagement

    Dateninhalte auf Backup- und Archivbändern, die Sie extern lagern, müssen exakt katalogisiert werden. Das ermöglicht Ihnen eine komplette Sicht auf Ihr Langzeitarchiv und den Fokus auf das Wesentliche. Ebenso wichtig: eine Online-Verfolgung der Tapes, egal wo sie sich befinden. Weiterlesen...

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    Zuverlässiges Bandidentifizierungs-Management

    Es ist schwierig, bestimmte Informationen beim Durchsuchen von Bandarchiven zu identifizieren. Vor allem dann, wenn Ihre Informationen in zahlreichen unterschiedlichen und alten Medienformaten gespeichert sind. Lösung: ein innovatives Tape Identification Management. Weiterlesen...

Definition:

Was ist das Wesentliche bei der Akten-Archivierung?

Die Archivierung von Akten und Dokumenten wird in der Regel von einer speziellen Einrichtung oder Organisationseinheit durchgeführt. Hierbei werden Akten, die zur kontinuierlichen Aufgabenerfüllung nicht mehr berücksichtigt werden, aufgenommen, aufbewahrt, ausgewertet und verfügbar gemacht – etwa Personalakten, Kundenakten, Vertragsakten, Gerichtsakten, Bestandsakten, Versicherungsakten, Kreditakten, Patientenakten. Eine Akten-Archivierung muss die Kriterien Unveränderbarkeit, langfristige Auffindbarkeit sowie Wiedergabefähigkeit einlösen.

Heute werden Akten vornehmlich in digitaler Datenhaltung in ein elektronisches Archiv überführt. Die bloße Akten-Digitalisierung oder Sicherung auf einem Medium ist keine Akten-Archivierung: Hier fehlt der langfristige Aufbewahrungscharakter. 

Welche Vorteile haben extern Archivierungs- und Datensicherungsdienste?

Professionelle Archivierungs- und Datensicherungsdienste von erfahrenen Service-Anbietern können Ihrer Organisation bei folgenden Anforderungen helfen:

  • Umnutzung von Immobilien und Räumlichkeiten – frei werdender Platz kann effizienterer Nutzung zugeführt werden
  • Verwalten des Informationswachstums, Schutz der Informationen
  • Wiederherstellung von Akten, Dokumenten und Backup-Tapes im Katastrophenfall
  • Schonung sowieso schon knapper Personal-Ressourcen – neue Einsatzmöglichkeiten für frei werdende Mitarbeiter
  • Nutzung eines Hochsicherheitsarchivs: Perimeter-Sicherheit, Eingangssicherung, Innensicherung, Sicherheitsplanung
  • Präventivkonzept mit Brandschutz-Baumaßnahmen und zuverlässiger Wasserversorgung
  • Überwachung der klimatischen Bedingungen: Kontrolle und Steuerung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit.

Man sollte versuchen, mit effizienter Archivierung und Datenhaltung menschliche Arbeitskraft so freizumachen, dass sich die Mitarbeiter auf das konzentrieren können, was nur durch sie erzielt werden kann.

Archivierung von Akten und Datenträgern

Schützen Sie Ihre Werte vor Kriminellen und Katastrophen

Sofern Ihr Archivierungs- und Sicherungsdienstleister Ihnen garantieren kann, dass Sie auf Ihre ausgelagerten Informations-Ressourcen zugreifen können, wann immer Sie dies wollen und müssen, können Sie Ihre physischen Aufzeichnungen, elektronischen Daten, Medienbänder, kritischen Dokumente und anderen Unternehmenswerte ruhig aus der Hand geben.

Aber: Derartige Services sollten unbedingt beinhalten, dass Ihre Vermögenswerte in Einrichtungen und Tresoren mit erstklassiger Sicherheit geschützt sind: ausgestattet mit Einbruchmelde- und Alarmsystem, physischen Kontrollen, Branderkennung und -Bekämpfung sowie einer Überwachung rund um die Uhr.

Was gegebenenfalls sinnvoll ist: die Möglichkeit zur Online-Verwaltung von Boxen und Akten einschließlich Metadaten, Suche, Tracking und Senden von Service-Anfragen. Mit ein paar Klicks kann man dann den externen Archivbestand durchsuchen, die für eine interne oder externe Anfrage erforderlichen Informationen finden und ein schnelles Scannen oder Liefern durch Mitarbeiter des Dienstleisters veranlassen.

In jedem Fall ein absolutes Muss: die treffsichere und rasche Identifizierung der Unterlagen, die für Sie in der Archivierungseinrichtung aufbewahrt werden. Dazu müssen diese Dokumente und Boxen mit entsprechender Terminologie gekennzeichnet und klassifiziert werden. Dazu empfiehlt sich etwa der Einsatz von RFID-Etiketten, die eine zuverlässige Nachverfolgung ermöglichen.

Mehr Sicherheit durch lückenlose Nachweiskette

Ein kompetenter Archivierungsdienstleister muss in der Lage sein, Ihnen eine dokumentierte, lückenlose, auditfähige Nachweiskette für die Sicherheit und Zuordnungsfähigkeit Ihrer Daten zu bieten: mit zertifizierten Sicherheitsfunktionen und Tracking auch während des Transports.

Eine solche Nachweislösung sollte diese Features beinhalten:

  • Server-Bandwechsel vor Ort
  • Sicheres Handling von Medien
  • Bandbibliotheksumzüge
  • Individueller sicherer Transport

Möglicherweise haben Sie individuelle Anforderungen, die besondere Services benötigen. Deshalb sollten Sie prüfen, ob weitere Spezial-Dienstleistungen für Sie infrage kommen: 

Bestandsverlegungsdienste

Bereinigung und Zusammenpacken von Beständen wie Archivkartons und Akten in Ihrem Standort, anschließend Transport zum externen Archivierungscenter. Erfassen von Metadaten, um die Kartoninhalte zu beschreiben.

Aktenindexierung

Erfassung aktenspezifischer Beschreibungen, um Ihre Bestände auf Einzelaktenebene zu verwalten.

Bereinigung von Archivräumen

Durchführung von selektiven Bereinigungen, um zu gewährleisten, dass Ihr Programm auf dem neuesten Stand bleibt.

Audit-Services zur Bestandsaufnahme

Durchführung von Audit-Services in dedizierten Räumen des Archivierungscenters. Support bei der Bestandsaufnahme Ihrer Kartons, Vorbereitung von Akten, Unterstützung des Material-Handlings.

Dokumenten-Wiederherstellungsdienste

Reinigung und Wiederherstellung von Akten, die durch Natur- oder von Menschen verursachte Katastrophen, Kontaminierungsstoffe, Staub, Schimmel, Wasser oder Schädlingsbefall beschädigt wurden.

Intensiv-Schutz für Dokumente und Medien

Falls Sie spezielle Aufbewahrungsanforderungen haben, die besonders intensive Schutzmaßnahmen und klimatische Bedingungen notwendig machen, muss dem uneingeschränkt entsprochen werden können. Zu den hier notwendigen Leistungsmerkmalen zählen:

  • Klimatisierte Aufbewahrung von Materialien, die bestimmte Spezifikationen hinsichtlich Temperatur und relative Feuchtigkeit zwingend erfordern
  • Separater Tresorraum für Film-, Magnet- und gemischte Medien, um übergreifende Beschädigungen auszuschließen.
  • Sichere Einrichtungen, die gegenüber Überschwemmung und anderen Natur- oder durch Menschen verursachten Katastrophen geschützt sind
  • Umgebungskontrollsysteme, die speziell auf die einzigartigen Anforderungen von Papier, magnetischen und optischen Medien sowie Farbdokumenten und Fotos zugeschnitten sind, und all das bei Sicherheit rund um die Uhr

Open Shelf-Archivierung

Eine sogenannte Open Shelf File Storage-Lösung repliziert Ihren Aktenraum in einer sicheren, externen Archivierungsumgebung. Ob Sie sich für die Auslagerung all Ihrer Dokumente oder nur einiger ausgewählter Unterlagen entscheiden: Ihre Akten werden in Spezialregalen in einem Hochsicherheitsarchiv aufbewahrt. Die Unterlagen werden gemäß Ihrem Ablagesystem verwaltet. Fachpersonal übernimmt das Heraussuchen, die Zustellung und das Zurücksortieren für Sie.

Ein Indikator dafür, dass Ihnen eine digitalisierte Archivierungslösung Vorteile verschafft, ist der Anteil an sich überschneidenden Aufgaben innerhalb der Arbeitsabläufe. Dies gilt insbesondere dann, wenn mehrere Maßnahmen oder Prozesse das gleiche Ziel verfolgen.

Sicheres & transparentes Bandmanagement

Wie Sie die richtigen Tapes rasch und zuverlässig finden

So etwas kommt leider vor: Sie können die für Rechtstreitigkeiten und Audits benötigten Daten nicht direkt vorlegen und müssen nun Zeit und Mühe aufwenden, um die Medien mit den für die Anfrage erforderlichen Daten zu suchen.

Spezielle Secure Services rund um das Tape Management sorgen für durchgehende Transparenz, unabhängig davon, wo sich Ihre Daten gerade befinden – ob im Archiv oder während des Transports. Solche Dienstleistungen beinhalten zumeist diese Features:

  • Automatisierung von Datenträgerabholung
  • Online-Verfolgung der Tapes, um Personalbelastung und manuelle Fehler zu reduzieren
  • Echtzeit-Online-Bestandsübersicht für Bänder, die auf dem Weg zum externen Archiv sind, dort eingelagert sind oder auf dem Weg zu Ihnen sind
  • Verfolgung von Medien an Wiederherstellungsorten während eines katastrophalen Ereignisses oder Tests
  • Status- und Ausnahmeberichte
  • Einfache und schnelle Verwaltung und Vergabe von Benutzerrechten jederzeit und an jedem Ort

Zuverlässiges Bandidentifizierungs-Management

Wie Sie die richtigen Infos auf den richtigen Bändern erkennen

Ihr Unternehmen wächst und mit ihm wächst das Volumen der digitalen Medien. Es ist schwierig, bestimmte Informationen beim Durchsuchen von Bandarchiven zu identifizieren. Das gilt insbesondere dort, wo Ihre Informationen in zahlreichen unterschiedlichen und alten Medienformaten gespeichert werden. Außerdem haben Sie möglicherweise Fusionen, Übernahmen, Geschäftserweiterungen und Änderungen der IT-Organisation erlebt. Das macht die Verwaltung Ihrer bisherigen und aktuellen Datenvolumen noch schwieriger.

Der Umgang mit dem explosiven Datenwachstum bei gleichzeitiger Bestimmung, welche Daten aufbewahrt werden müssen, sorgt für Herausforderungen:

  • Identifizierung, welche Informationen auf Ihren alten Sicherungsbändern gespeichert sind
  • Vorlage von Informationen für Discovery oder andere zeitkritische Anfragen
  • Risiko von Strafen oder Bußgeldern, wenn auf eine juristische Offenlegungspflicht oder ein Compliance-Ereignis nicht rechtzeitig reagiert wird
  • Vertrauen darauf, dass Sie nur die Daten aufbewahren, die aufbewahrt werden müssen und dürfen
  • Treffen von Entscheidungen zu Aufbewahrung, Vernichtung und Wiederherstellung Ihrer Daten
  • Um genau zu wissen, bei welchen Daten eine Aufbewahrung nicht mehr nötig ist, müssen Sie 1. wissen, was Sie haben, und 2. eine vertretbare, wohl durchdachte Aufbewahrungsrichtlinie auf Ihren Datenbestand anwenden

Dedizierte Bandidentifizierungs-Services helfen Ihnen dabei, über den Inhalt Ihrer Backup-Bänder mithilfe proaktiver Indexierung informiert zu bleiben. Dadurch erhalten Sie ein klares Bild der Arten von Daten, die sich auf Ihren Bändern befinden.

Wenn Archivierungslösungen korrekt verwaltet werden, lässt sich sicherstellen, dass sämtliche Daten aus Altsystemen unter Berücksichtigung von gesetzlichen Anforderungen enthalten sind und dass das beste Kosten-Leistungsverhältnis für die datengestützte Entscheidungsfindung erzielt wird.

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