Digitale Transformation

Sie müssen Ihre IT-Infrastruktur modernisieren oder den Übergang zwischen physischer und digitaler Welt bewältigen? Erfahren Sie hier, wie Sie mit dem richtigen Rüstzeug eine hocheffiziente digitale Umgebung realisieren.

 

Indem Sie die digitale Transformation zum Ziel Ihrer Arbeitsweise machen und Business Workflow-Prozesse automatisieren, können Sie die Effizienz, Genauigkeit, Transparenz und Einblicke in wichtige Geschäftskennzahlen intensivieren.

Wie Sie Ihr Unternehmen in eine sichere digitale Zukunft führen

Das Auffinden von Informationen auf Papier verlangsamt Ihr Arbeiten. Die richtigen digitalen Services ermöglichen Ihnen Direktzugriff auf benötigte Informationen – ganz gleich ob es sich um eine Kundenanfrage handelt oder ob Sie Pläne mit einem Team in einem anderen Land teilen möchten. Die Digitalisierung trägt zu einer Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse auf ganzer Linie bei.

Ihre Aufgabe: Sie müssen für Ihre individuellen Anforderungen das passgenaue Netzwerk aus Digital Solutions und Workflow Automation-Lösungen zusammenstellen.    

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    Definition & Vorteile von digitalen Archivierungsservices

    Die Integration von Digitalisierung und Archivierung mündet in datenbankgestützten, langfristigen und sicheren Services für die Aufbewahrung von jederzeit reproduzierbaren digitalen Daten. Und ermöglicht bessere Nutzung von Informationen, mehr Überblick und größere Transparenz. Weiterlesen

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    Scannen, Konvertieren, Organisieren & Zentralisieren

    Für Ihre individuellen Anforderungen in puncto digitale Archivierung sind spezielle Dienstleistungen erhältlich. Verschiedene Scanning Services ermöglichen Ihnen punktuelle oder kontinuierliche Digitalisierung, und Digital Records Center sorgen für sicheres Speichern, Auffinden und Teilen. Weiterlesen...

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    Datenanalyse & Künstliche Intelligenz kombinieren

    Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning sorgen für neue Formen von Business Intelligence. Diese wiederum gibt der Verknüpfung von Data Analytics und Data Visualization neue Impulse. Das Resultat: intelligente Software-Lösungen für die komplette Ausschöpfung Ihres Datenpotenzials. Weiterlesen...

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    Workflow Automation für effizientere Prozesse

    Digitale Workflow- und Content-Automatisierung durchdringt immer mehr den Bereich der Archivierung. Durch den Einsatz von Workflow Automation Software können Sie Ihre Geschäftsprozesse etwa für Personalwesen, Buchhaltung, Vertragsverwaltung straffen und effizienter gestalten. Weiterlesen...

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    Daten zuverlässig wiederherstellen & migrieren

    Zur Absicherung Ihres zunehmend digitalisierten Geschäftsbetriebs benötigen Sie eine moderne, Cloud-basierte Data Recovery & Migration-Lösung. Sie muss dafür sorgen, dass unternehmenskritische Information rasch und zuverlässig wiederhergestellt werden können. Weiterlesen...

Definition:

Wie passt digitale Transformation zur Archivierung?

Die digitale Transformation bezeichnet einen fortlaufenden, in digitalen Technologien begründeten Veränderungsprozess, der die gesamte Gesellschaft und vor allem Unternehmen betrifft. Das Zusammentreffen von digitaler Welt und langfristig angelegten Aufbewahrungsambitionen ist gleichsam zwangsläufig und führt zum Begriff der digitalen Archivierung: datenbankgestützte, langfristige und sichere Aufbewahrung von jederzeit reproduzierbaren digitalen Daten. Und die Transformation begegnet uns nachdrücklich im Vorhaben, papiergestützte und physisch sensible Unterlagen in robuste, leicht zu verwaltende Derivate in digitalem Format zu überführen.

Je flacher die Organisation ist, desto leichter lässt sich die Digitalisierung vorantreiben. Change Agents für die digitale Transformation und ihr Umfeld können Änderungen erfolgreicher voranbringen, wenn sie die Abflachung der Organisation fördern können.

Die Vorteile digitaler Services im Überblick:

  • Erhöhung der Geschäftsagilität mit besserem Zugriff auf und besserer Nutzung von Informationen – für mehr Überblick und größere Transparenz
  • Einführung und Etablierung von modernem Business Process Management (BPM)
  • Steigerung der betrieblichen Effizienz durch schlankere Geschäftsprozesse und Best Practice-Workflows
  • Straffe Verwaltung von Informationswachstum und bedarfsgesteuerte Skalierung
  • Überführung Ihrer physischen Aufzeichnungen in digitale Formate
  • Reduzierung der Risiken für Ihr Unternehmen
  • Verbesserung der Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter
  • Konzentration auf Ihr Kerngeschäft und Stärkung Ihrer Unternehmensleistung

Ein deutlicher Hinweis dafür, dass es an der Zeit ist, das Geschäft digital zu transformieren, ist, wenn man Ineffizienz hinnehmen muss, weil man an Altsysteme gebunden ist.

Services für Scannen, Konvertieren & Co.

Spezielle Dienste für Ihre besonderen Anforderungen

Sie haben sehr individuelle Voraussetzungen und Ansprüche in puncto papiergestützte Informationen und deren Konvertierung? Dann können Sie sich aus einem breiten Set an Spezial-Services bedienen. Der einschlägige Markt bietet Ihnen zahlreiche Tools zur Arbeitserleichterung:

  • Scanning Services übernehmen für Sie die Digitalisierung Ihrer physischen Dokumente und Medien inklusive Indexierung, so dass sich Ihre Mitarbeiter auf wichtigere, geschäftskritische Aufgaben konzentrieren können.
  • Scan-on-Demand Services können digitale Dokumente aus den Papierunterlagen erstellen, die Sie beispielsweise bei einem externen Dienstleister archiviert haben.
  • Backfile-Konvertierungsservices versetzen Sie in die Lage, große Volumina Ihrer alten Papieraufzeichnungen und Informationen in digitale Dateien umzuwandeln.
  • Day Forward Scanning-Lösungen dienen dazu, Papier zu entfernen, wenn es in Ihr Unternehmen oder Ihre Workflows gelangt — eine entscheidende Komponente bei der Unterstützung einer digitalen Arbeitsweise.
  • Digital Records Center bieten Ihnen ein gehostetes digitales Archiv, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Aufzeichnungen auf einfache Weise zu speichern, abzurufen und zu teilen, ohne dabei Ihre eigenen IT-Ressourcen zu belasten.

Archiv-Scanning für die Schaffung eines E-Archivs

Indem Sie Papieraufzeichnungen und Dokumente gezielt in ein digitales Format überführen, erreichen Sie folgende Vorteile:

  • Durch Extraktion wertvoller Daten und Erkenntnisse aus Ihren Papierarchiven können Sie wichtige Geschäftsentscheidungen unterstützen.
  • Sie erhalten elektronischen Zugang zu Ihren wertvollen Archivbeständen, ohne das Original heraussuchen zu müssen und Gefahr zu laufen, es zu zerstören oder zu verlieren.
  • Sie können Ihre Informationen im eigenen elektronischen Archiv zentralisieren oder in einem externen Digital Records Center verwalten – so können Sie Inhalte leicht und sicher teilen.

Die Digitalisierung all Ihrer Altpapier-Unterlagen macht finanziell wenig Sinn und kann eine gewaltige Aufgabe sein. Anstatt alles zu scannen, sollten Sie Ihre Ziele priorisieren. Es empfiehlt sich, eine Reihe von Archiv-Scanning-Projekten zu segmentieren oder etwa eine Kombination aus Posteingangs-Scanning und Image-on-Demand Services zu erstellen.

Posteingangs-Scanning für reduzierte Papierflut

Spezielle Services für das Scannen Ihres Posteingangs ermöglichen es Ihnen, die Papierflut in Ihrem Unternehmen einzudämmen. Und das funktioniert so: Der Dienstleister identifiziert gemeinsam mit Ihnen die Punkte, an denen Papier in Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen eintritt und erstellt ein Programm, das das Papieraufkommen verringert oder sogar eliminiert. Die Papierdokumente werden an ein gesondertes Postfach des Dienstleisters umgeleitet, um gescannt und indexiert zu werden – so erhalten Ihre Mitarbeiter sofortigen digitalen Zugriff auf die abgebildeten Dokumente.

Egal ob Sie eingehende Papierdokumente für Ihr gesamtes Unternehmen abschaffen oder nur das Papier aus einem einzigen Workflow oder einer Abteilung entfernen möchten: Ein digitaler Posteingang hilft Ihnen:

  • Ein papierloses Arbeitsumfeld zu schaffen
  • Geschäftsprozess-Automatisierung zu implementieren
  • Die Effizienz Ihrer Content Management-Systeme zu erhöhen

Scan-on-Demand Services für gezielte Digitalisierung

Professionelle Scan-on-Demand Services verfügen zumeist über ein Web-basiertes Kundenportal, das es Ihnen erlaubt, diejenigen Unterlagen auszuwählen, welche Sie digitalisiert haben möchten. Der weitere Ablauf: Beim Dienstleister wird das jeweilige Dokument herausgesucht, vorbereitet, gescannt und kurzfristig elektronisch geliefert. Nach dem Scannen wird das Dokument an den ursprünglichen Lagerort zurücksortiert. Das Original verlässt die sicheren Räumlichkeiten des Dienstleisters nicht.

Solche Scan-on-Demand Services bieten Unternehmen eine kostengünstige Alternative zur vollständigen Digitalisierung ihrer Archive. Denn aufgrund des großen Informationsaufkommens ist es oftmals unnötig und kostspielig, den gesamten Dokumentenbestand einzuscannen und elektronisch abzulegen.

Digital Records Center für sicheres Speichern & Finden

Das sogenannte Digital Records Center ist ein elektronisches Archiv, in dem Sie digitale Akten, die Ihr Dienstleister aus der Ursprungsform Papier, anderen Medienformaten oder aus Originaldateien erstellt hat, sicher speichern, finden und teilen können. Autorisierte Benutzer können Informationen jederzeit und von überall abrufen und teilen.

Mit einem solchen Digital Records Center können Sie:

  • Dokumente schnell und einfach speichern, suchen und teilen
  • Benutzerdefinierte Zugriffrechte vergeben, sodass nur autorisierte Nutzer Informationen sehen können
  • Zeit sparen und Kosten senken durch die Beseitigung von manuellen Papierprozessen

Gut verwaltete und reibungslose Betriebsabläufe lassen sich oftmals am leichtesten transformieren, da der Arbeitsablauf nicht vollständig umgestaltet werden muss. Man kann sich einfach darauf konzentrieren, manuelle Abläufe zu eliminieren und Schritte zu entfernen, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.

Datenanalyse & Künstliche Intelligenz tief integrieren

So nutzen Sie Business Intelligence zur Ausreizung Ihres Datenpotenzials

Das Problem kennen Sie wahrscheinlich: Viele Informationen im Unternehmen sind bereits digital vorhanden, aber es gibt etliche physische Aufzeichnungen jenseits des üblichen Datenkreislaufs; außerdem betreiben manche Abteilungen ihre singulären Datensilos mit eigenen Ablageverfahren und Information Management-Prozessen. Gleichwohl sind die solchermaßen residierenden Informationen von geschäftlichem Wert. Derartiger „Wildwuchs“ sorgt natürlich für Ineffizienz und verhindert einen umfassenden Einblick in den Gesamtdatenbestand.

Hier schlägt die Stunde für eine Service-Plattform, die ausgeprägte Business Intelligence (BI) dank Verknüpfung von Data & Content Analytics und Datenvisualisierung bietet. Solche innovativen Software-Lösungen sind mittlerweile markterprobt und verfügbar. Sie ermöglichen tiefe Einblicke in die Geschäftsprozesse und Datenszenarien eines Unternehmens.

Mittels Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) sind diese Software Suites in der Lage, Struktur, Transparenz und Sichtbarkeit in die physischen und digitalen Unternehmensinformationen zu bringen. Mit der Folge, dass brachliegendes Daten- & Infopotenzial nutzbar wird. Und mit dem Vorteil der Förderung von automatisierter Governance und Workflow-Bewältigung. 

Die digitale Transformation ist die Gelegenheit herauszufinden, ob ein Prozess korrekt abläuft, um ihn dann mithilfe der Automatisierung zu verbessern.

Workflow Automation für effizientere Prozesse

Automatisierte Arbeitsablaufverwaltung pusht Ihre Abteilungen

Workflow Automation, die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen, durchdringt auch immer mehr den Bereich der Archivierung. Digitale Workflow- und Content-Automatisierung ersetzt manuelle und papierbasierte Prozesse, indem sie Tools integriert, Übergaben automatisiert und andere zyklische Aufgaben ablöst. Sie ermöglicht automatisierte Dokumentenerzeugung, Sichtbarkeit in Echtzeit und Just-in-Time-Analysen von Geschäftsprozessen.

Durch den Einsatz von leistungsfähiger Software für automatisierte Arbeitsablaufverwaltung können Sie Ihre Geschäftsprozesse  beispielsweise für:

  • das Personalwesen
  • die Kreditorenbuchhaltung
  • die Debitorenbuchhaltung
  • die Vertragsverwaltung

Workflow Automation, die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen, durchdringt auch immer mehr den Bereich der Archivierung. Digitale Workflow- und Content-Automatisierung ersetzt manuelle und papierbasierte Prozesse, indem sie Tools integriert, Übergaben automatisiert und andere zyklische Aufgaben ablöst. Sie ermöglicht automatisierte Dokumentenerzeugung, Sichtbarkeit in Echtzeit und Just-in-Time-Analysen von Geschäftsprozessen.

Durch den Einsatz von leistungsfähiger Software für automatisierte Arbeitsablaufverwaltung können Sie Ihre Geschäftsprozesse für:

straffen und effizienter gestalten. Das ist wichtig für Ihre Zielsetzung, die organisatorische Flexibilität zu erhöhen und den Umstieg auf einen digitalen Arbeitsplatz zu erleichtern.

Prozess-Automatisierung im Personalwesen

Workflow Automation, die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen, durchdringt auch immer mehr den Bereich der Archivierung. Digitale Workflow- und Content-Automatisierung ersetzt manuelle und papierbasierte Prozesse, indem sie Tools integriert, Übergaben automatisiert und andere zyklische Aufgaben ablöst. Sie ermöglicht automatisierte Dokumentenerzeugung, Sichtbarkeit in Echtzeit und Just-in-Time-Analysen von Geschäftsprozessen.

Durch den Einsatz von leistungsfähiger Software für automatisierte Arbeitsablaufverwaltung können Sie Ihre Geschäftsprozesse für:

Die Verwaltung von Personalakten ist häufig eine zeitraubende Prozedur. Mit Workflow Automation für Personalabteilungen können Sie manuelle, administrative Prozesse reduzieren, indem Sie:

  • Ihre digitalen Personalakten an einem zentralen Ort verwalten und sie jederzeit mit autorisierten Benutzern teilen
  • Dashboards verwenden, um Ihre Prozesse zu überwachen und die richtigen Rückschlüsse ziehen zu können
  • Quantitative Auswertungen Ihrer HR-Prozesse erstellen und teilen

Prozess-Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erhöht die Transparenz, verbessert die Prozesskontrolle und Nachverfolgung, beschleunigt die Prozesse und ermöglicht akkurate Monatsabschlüsse.

Mit Workflow Automation für Kreditorenbuchhaltung können Sie:

  • Mithilfe von Dashboards Rechnungen und Bestellungen verfolgen und kommentieren
  • Papier eliminieren, manuelle administrative Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter reduzieren und die Rechnungsverarbeitung automatisieren
  • Routinetätigkeiten vereinfachen und skalierbar machen und mehr Zeit für die Behandlung von Ausnahmen gewinnen
  • Ihre Bearbeitungszyklen verkürzen und Fehler reduzieren
  • Rechnungen schneller und präziser verarbeiten

Prozess-Automatisierung in der Debitorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung bringt Ihnen schnelles E-Invoicing. Dashboards sorgen für verbesserte Kontrolle und Transparenz. Alle Informationen, die für eine schnelle und genaue Verarbeitung von Forderungen und Zahlungen notwendig sind, können von autorisierten Benutzern aus der Rechnungsautomations-Software abgerufen werden.

Workflow Automation für Debitorenbuchhaltung versetzt Sie in die Lage:

  • Ihre Monatsabschlüsse zu präzisieren und zu verbessern
  • Schneller zu arbeiten und sich jederzeit Zugang zu geschäftskritischen Unterlagen zu verschaffen
  • Geschäftskritische Dokumente direkt mit Abrechnungsvorgängen und Zahlungseingängen zu verlinken
  • Mittels einer zentralen Plattform Überblick über Zahlungseingänge und Forderungen zu erhalten

Prozess-Automatisierung im Vertragsmanagement

Workflow Automation für Vertragsmanagement verschafft Ihnen vollen Überblick und Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus. Eine Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Ihnen:

  • Ihre Verträge zu zentralisieren und zu bestimmen, wer Zugriff darauf hat
  • Zu sehen, wann wer Änderungen vorgenommen hat
  • Automatisch erinnert zu werden, sobald eine Vertragslaufzeit ausläuft

Die Automatisierung des Vertragsmanagements beschleunigt die Bearbeitungszeit. Sie bewirkt einen straffen und kooperativen Prozess, der sicherstellt, dass alle Beteiligten, die Verträge aufsetzen oder an ihnen mitwirken, immer aktuelle Informationen und Versionen verwenden.

Das Ausmaß und die Auswirkung einer digitalen Transformation bleiben immer begrenzt, wenn sie nicht über die Planung des Chief Digital Officers, des Geschäftsführers und des Unternehmensvorstands hinauskommt.

Daten wiederherstellen & migrieren

So sorgen Sie für die Absicherung Ihres Geschäftsbetriebs

Sie steigen zunehmend auf digitale Arbeitsweisen um. Gleichzeitig steigt in Zeiten von explodierender Cyber-Kriminalität das Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen. Umso wichtiger ist es dafür zu sorgen, dass Ihre Daten zugänglich, aber hochgeschützt sind. Ein professioneller Archivierungs-Dienstleister sollte über eine moderne, leistungsfähige Data Recovery & Migration-Lösung verfügen, die es ermöglicht, unternehmenskritische Informationen innerhalb kurzer Zeit problemlos wiederherzustellen – mit garantierten Dienstleistungsvereinbarungen (SLAs) und Highlevel Security. Das stellt den Betrieb Ihres Unternehmens und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter sicher.

Datenwiederherstellung muss rasch & sicher funktionieren

Sie werden mit einem Audit, Rechtsstreit oder einer Ermittlungsanfrage konfrontiert? Dann ist es ausgesprochen wichtig zu wissen, welche alten Backup-Daten Sie haben. Mit zunehmender Größe und Komplexität Ihrer Medienbibliothek mitsamt deren verschiedenen Medientypen wird es schwer, den Überblick zu behalten. Und wenn Sie Schwierigkeiten haben, die erforderlichen Daten rechtzeitig zu finden und instand zu setzen? Dann kann das für Ihr Unternehmen erhebliche finanzielle und markenrechtliche Risiken sowie explodierende Kosten zur Folge haben.

Die Erhaltung der Infrastruktur für ältere Backup-Bänder, Datenbanken und E-Mail-Systeme nimmt  wertvollen Speicherplatz in Ihrem Rechenzentrum in Beschlag und ist sehr teuer. Deshalb ist es wichtig, ein Service-Set zur Verfügung zu haben, das die Wiederherstellung und Migration archivierter Daten übernimmt – und zwar unabhängig von der Software und den Geräten, die verwendet wurden, um diese Daten auf dem jeweiligen Medienformat zu speichern. Das gibt Ihnen Sicherheit bei der Bewerkstelligung dieser Aufgaben:

  • E-Discovery
  • Compliance-Anforderungen
  • Rechtliche Sperrfristen
  • Migration von Daten in ein neues System

Einen passgenauen Notfallplan rechtzeitig ausarbeiten

Damit Sie auf den Ernstfall – den Verlust von geschäftskritischen Daten und Informationen – adäquat vorbereitet sind, empfiehlt sich die prophylaktische Ausarbeitung eines Fünf-Stufen-Notfallplans:

  • Einbinden des Managements: Konfrontieren Sie die Unternehmensführung mit den möglichen finanziellen Folgen unterschiedlicher Notfallsituationen
  • Risikoeinschätzung für Ihr Unternehmen: Es wird ermittelt, welche Risiken tatsächlich bestehen – und zwar unter Einbeziehung der Faktoren Umwelt und andere Situationen höherer Gewalt, menschliches Versagen, Verlust von mobilen Assets, IT-Notfälle und Unterbrechung der Energieversorgung, Juristisches/Audits
  • Die Auswirkungen von Datenverlust analysieren: Was ist für das Überleben des Unternehmens unverzichtbar? Was muss auf jeden Fall sofort wiederhergestellt werden, sobald die geschäftskritischen Systeme wieder funktionsfähig sind? Was kann warten?
  • Erstellen eines Datenwiederherstellungsplans: Wann und wie soll der Plan greifen? Was sind die wichtigsten Daten und Systeme? Wer soll als erstes informiert werden und wie? Wo befinden sich die Backup-Daten und wie wird darauf zugegriffen? Wie werden die betroffenen Systeme und Daten wiederhergestellt? Wann gilt ein Notfall als beendet und wann kann der normale Geschäftsbetrieb wiederaufgenommen werden?
  • Testen Ihres Notfallplans: Walkthrough-Test, Simulationen, Paralleltest, Unterbrechungstest. Um den Plan immer auf dem neuesten Stand zu halten, müssen Sie ihn regelmäßig testen und überarbeiten – etwa alle sechs Monate oder zumindest einmal jährlich.

Datenmigration in die richtigen Formate

Datenmigration meint hier schlichtweg die einfache Konvertierung von Geschäftsdaten in die richtigen Formate für sichere Aufbewahrung und einfachen Zugriff. Dieser Service sollte unbedingt die Verwaltung des damit einhergehenden Gesamtprozesses beinhalten: Auffinden und Abrufen von alten Daten sowie deren Lieferung in einem lesbaren Format im Falle eines Rechtsstreits oder einer Compliance-Anforderung.

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