Informationsmanagement

Sie benötigen eine Strategie, um den Lebenszyklus Ihrer analogen Dokumente und Ihrer digitalen Information zu managen? Lesen Sie hier, wie Sie die Datenexplosion und eine komplexe Informationslandschaft kontrollieren.

In einer sich verändernden Informationslandschaft müssen Sie Bedürfnisse bewerten und dabei Kosten und Ertrag im Gleichgewicht halten. Geschäftskritische Information besteht dabei nicht nur aus Papierunterlagen und elektronischen Daten: sie basiert zunehmend auch auf mobilen Applikationen oder Video-Anwendungen sowie auf Social Media Kommunikation. Außerdem sind Sie durch Cyber-Attacken oder Sicherheits-Verstöße angreifbar wie nie zuvor.

Was ist der Unterschied zur Akten-Digitalisierung?

Wie Sie Ihre Informationen & Akten optimal managen

Was Sie brauchen ist ein Ansatz, Ihre Informationen und Vermögenswerte über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu sichern und zu archivieren – mit dem Ziel, Kosten zu senken, Agilität zu erhöhen, Risiken zu verringern und gleichzeitig Mehrwert zu schaffen.

Ihre Herausforderung: Sie müssen einheitliche Richtlinien im gesamten Unternehmen aufbauen, Compliance sicherstellen, den Informationswert optimieren sowie das Risiko reduzieren.

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    Definition und Vorteile von Informationsmanagement

    Informationsmanagement spannt einen Bogen von der Unternehmensleitung, über die IT-Abteilung, bis hin zu einzelnen Fachabteilungen. Als strategisches Instrument befasst es sich mit der Planung, Realisierung und Kontrolle der Informationsinfrastruktur als Ganzes. Weiterlesen...

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    Information Governance gewährleisten

    Die Verwaltung des Information Life Cycle ist für die Funktionsfähigkeit jeder Organisation essentiell. Von der Erstellung, über die Nutzung, bis hin zur Vernichtung: Jeder Schritt des Informationslebenszyklus erfordert Planung und Prozesse, um Ordnung zu schaffen und Chaos zu vermeiden. Weiterlesen...

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    Vernichtung & Recycling managen

    Sicherstellung des Datenschutzes und Einhaltung der Compliance: Eine lückenlose Nachweiskette in der Praxis zuverlässig umzusetzen sind Sie Ihrem Unternehmen, Ihren Partnern und Dienstleistern sowie Ihren Kunden schuldig. Nicht zuletzt dient dieses aber auch der Gewährleistung der eigenen Sicherheit. Weiterlesen...

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    Bestandsmanagement & Reporting sicherstellen

    In einer vernetzten Welt erzeugt Ihr Unternehmen immer mehr Informationen, die Sie verwalten müssen. Wertvolle physische und elektronische Unterlagen bewahren Sie aus gutem Grund auf. Dabei müssen Sie darauf vertrauen können, benötigte Daten bei Bedarf schnell zu finden und bereitzustellen. Weiterlesen...

Die Verbesserung des Informationsflusses muss dazu führen, die Dinge besser, schneller und billiger zu machen. Außerdem muss die Relevanz für Kunden gesteigert werden – an diesem Prozess ist jeder im Unternehmen beteiligt.

Definition:

Was ist Informationsmanagement?

Informationsmanagement in seiner taktischen Ausprägung leitet sich aus strategischen Informationen ab und zeigt sich etwa im Technologie-Management. Das Informationsmanagement als strategisches Instrument befasst sich mit den Tätigkeitsfeldern der Planung, Realisierung und Kontrolle der Informationsinfrastruktur als Ganzes. Es ist insofern für ein Unternehmen von grundsätzlicher Bedeutung.

Vorteile von modernem Informationsmanagement:

  • Etablierung und Gewährleistung von Information Governance
  • Tiefe Einblicke in das gesamte Unternehmen und seine Abteilungen
  • Sicherstellung der Einhaltung sich weiterentwickelnder Branchenvorschriften
  • Reduzierung des Risikos verloren gegangener Unterlagen oder Informationen
  • Steigerung des Wertes Ihrer Informationen zur Unterstützung Ihrer Geschäftsanforderungen
  • Verbesserung der Kontrolle über den Informationszugriff

Operatives Informationsmanagement nutzt die vorgegebene Informationsinfrastruktur, um die richtigen Informationen am benötigten Ort zum passenden Zeitpunkt mit der notwendigen Sicherheit und unter Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben bereitzustellen.

Die Modernisierung von Informationsmanagement kann für eine Organisation schwer sein. Das liegt zum Teil daran, dass Menschen sich mehr davor fürchten, Dinge zu verlieren, als dass sie es schätzen, neue zu bekommen.

Information Governance gewährleisten

Betreiben Sie Life Cycle Management über die Cloud

Wichtiges Werkzeug im digitalen und physischen Information Life Cycle Management: ein Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen. Auf der fundamentalsten Ebene gibt ein solcher Plan vor, über welchen Zeitraum Dokumente den gesetzlichen Vorschriften entsprechend aufbewahrt werden müssen.

Datenschutz und Aufbewahrung verwalten

Zunehmende Datenschutzbedenken und strengere Vorschriften wie die seit Mai 2018 EU-weit geltende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind der Hauptgrund: Datenschutz und Aufbewahrung verwalten Sie am besten gemeinsam, damit Sie:

  • Einen einheitlichen Blick auf personenbezogene sowie weitere sensible Daten und die damit verbundenen Verpflichtungen haben
  • Nicht nur personenbezogene, sondern alle kritischen Daten bei Anforderung so schnell wie möglich entsorgen können
  • Unnötige Gefährdungen aufgrund von Datenverstößen reduzieren

Zur Unterstützung Ihrer rechtssicheren Informationsmanagementpolitik gibt es Software-Instrumentarien, die Ihnen automatisierte, aktuelle Aufbewahrungsrichtlinien aus aller Welt bieten – von Rechtsexperten aus individuellen Branchen und Regionen recherchiert, aufbereitet und überprüft.

Gleichermaßen wertvoll ist professionelle Unterstützung bei der:

  • Definition Ihrer spezifischen Aufbewahrungsrichtlinien
  • Bewertung Ihrer Bereitschaft zur Information Governance
  • Entwicklung von weiteren Richtlinien und Programmen
  • Klassifizierung von Inhalten und Anwendung von Metadaten

Zunehmende Datenschutzbedenken und strengere Vorschriften wie die seit Mai 2018 EU-weit geltende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind der Hauptgrund: Datenschutz und Aufbewahrung verwalten Sie am besten gemeinsam, damit Sie:

Die Pflege präziser Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung sollten Sie mit folgenden Prämissen unterstützen:

  • Heben Sie auf jeden Fall diejenigen Informationen auf, zu deren Aufbewahrung Sie verpflichtet sind
  • Nicht länger benötigte Informationen müssen problemlos entsorgt werden können
  • Sorgen Sie für einfachen und schnellen Zugriff auf das Benötigte zum richtigen Zeitpunkt

Eine moderne und effiziente Lösung ist hier die Nutzung eines sogenannten Policy Centers, eingerichtet und zur Verfügung gestellt von einem Spezial-Dienstleister. Dabei handelt es sich um eine Cloud-basierte Plattform zur Verwaltung von Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien. Sie bietet Ihnen eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Ihre Verpflichtungen zu kennen und die Einhaltung von Richtlinien nachzuweisen. Mit einem solchen Tool können Sie Ihre Informationen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten.

Die Vorteile der Nutzung eines solchen Policy Centers liegen auf der Hand:

  • Signifikante Reduzierung des Risikos von Bußgeldern
  • Zuverlässige Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Einsparungen bei den Kosten elektronischer Speicherung und physischer Lagerung

Moderne Unternehmen sitzen häufig auf einer Schatztruhe ungenutzter wertvoller Daten. Diese sind in verstreuten Datenbanken, auf den Desktops der Mitarbeiter und in deren E-Mails zu finden und nur mit effizientem Informationsmanagement in den Griff zu bekommen.

Datenschutzes & Compliance

So managen Sie Vernichtung und Recycling

Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Informationsvolumens wächst auch das Risiko von Datenverlusten oder Datenschutzverletzungen. Sie benötigen ein umfassendes Vernichtungsprogramm, das bequem, sicher und nachhaltig ist. Sie müssen gewährleisten, dass Sie sich aller Daten entledigen können, die personenbezogene oder sensible Informationen enthalten, unabhängig vom Format wie z.B. Papier, Medien oder Festplatte.

Deshalb ist es unumgänglich, einen professionellen Service für die Vernichtung, aber auch das Recycling respektive die Wiedervermarktung zahlreicher IT-Gerätetypen zur Verfügung zu haben – verlässlich, umweltfreundlich, sicher und zumindest mit kleinem Investitionsrücklauf.

Wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang: die lückenlose Gewährleistung von Sicherheit, Compliance und Einheitlichkeit Ihres Programms. Das beinhaltet auch dedizierte Aktenvernichtungsservices für den Datenschutz Ihrer Informationen: Sie entsorgen papierbasierte Aufzeichnungen und Medien auf rechtskonforme, sichere und kosteneffiziente Weise, sobald diese das Ende ihres Lebenszyklus erreichen.

Ein professionelles Informationsmanagement muss die konsequente Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und betrieblichen Anforderungen im Bereich Datenschutz & Compliance garantieren. Dafür geeignete Kontroll- und Präventivmaßnahmen sind:

Datenklassifizierung

Klassifizieren Sie Ihre Daten nach deren Wert und Sensibilität. Es ist wichtig, ein Datenklassifizierungssystem einzusetzen, um den Umfang und die Bedeutung von Datenbedrohungen vollständig zu verstehen.

Sicherer Zugriff

Wer hat Zugriff auf Ihre Daten? Sind die Zugriffsrechte überhaupt eingeschränkt? Wenn ja, inwieweit wird der Zugriff durch Datensicherheit eingeschränkt? Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien den Informationszugriff behandeln.

Online-Sicherheit

Richtlinien für das Archiv- und Informationsmanagement sollten Protokolle zur Online-Sicherheit enthalten. Diese Protokolle decken alle Geräte, Datenstandorte und Datentypen ab. Die Integration privater Mobilgeräte (BYOD) ist allgemein üblich. Wenn Sie es aber zulassen, dass Mitarbeiter ihre eigenen Geräte freizügig verwenden, kann es passieren, dass wichtige Unternehmensdaten in die falschen Hände geraten. Deshalb ist ein lückenloses BYOD-Security-Konzept unabdingbar.

Vorfallmeldung bei Datenschutzverletzung

Definieren Sie ein eindeutiges Verfahren, das bei einem Datenschutzverstoß  angewendet wird, und wenden Sie diesen Verfahrensrahmen in Ihrem gesamten Unternehmen an.

Anzeichen dafür, dass optimiertes Informationsmanagement erforderlich ist, sind stagnierendes Wachstum, ineffiziente Betriebsabläufe und mangelhafte Dateneinblicke zur Identifizierung von funktionierenden und nicht funktionierenden Prozessen. Dies lässt sich auf sämtliche Aspekte des Geschäftsablaufs anwenden.

Rascher und sicherer Zugriff

Bestandsmanagement & Reporting

In Ihren Unterlagen und Daten befinden sich die Antworten, die Sie benötigen, um Ihr Geschäft voranzutreiben. Ein möglicher Lösungsweg, um den jederzeitigen schnellen Zugriff zu gewährleisten: Auslagerung Ihrer physischen Unterlagen an einen Archivierungs-Dienstleister, der auf das Management Ihrer Informationen spezialisiert ist. Er kann eine Online-Kundenplattform als Service anbieten. So haben Sie kontinuierlichen Zugang zu den Funktionen, die Sie für Ihr konsolidiertes Bestandsmanagement und für den Einsatz Ihrer Vernichtungsprogramme benötigen.

Ein solches Online Tool Set können Sie beispielsweise dazu verwenden, Aufträge an einen externen Dienstleister zu erteilen, Aktivitätsberichte auszuführen und auf Ihre Bestandsdaten zuzugreifen — jederzeit und von überall aus.

Eine Dashboard- und Berichte-Funktion bietet Ihnen unmittelbare Einblicke in die Wirksamkeit Ihres Archiv- und Informationsmanagements. Mithilfe des Reporting-Features können Sie die Leistung optimieren, Risiken zuverlässig überwachen und Ihren Archivbestand effizient managen – von der Erstellung bis zur Vernichtung, wo auch immer sich Ihre Aufzeichnungen befinden.

Vorteile einer Online-Plattform

  • Digitales Management dezentraler Unterlagen
  • Sichere Bestellung und Verfolgung von Abholungen, Lieferungen und Zubehör online
  • Ausführung von Aktivitätsberichten zur Verwaltung und Prüfung des Aktenbestands
  • Umfassende Kontrolle des Zugriffs auf Unterlagen, Befreiung von deren aufwändiger Pflege
  • Eingesparter Platz – in physischer oder elektronischer Form – kann neuen Zwecken zugeführt werden

Externe Fachexpertise nutzen

Mit einem auf Archivierung spezialisierten, von Ihnen kritisch geprüften Service-Anbieter, der Sie auch bei Ihnen vor Ort unterstützt, können Sie kurz- und langfristige Personaldienstleistungen rund um die Verwaltung Ihrer unternehmenskritischen Informationen nutzen, um Ihre bestehenden Ressourcen zu ergänzen. Der Einsatz von geschulten externen Experten versetzt Sie in die Lage, Ihre täglichen Aufgaben im Bereich des Informationsmanagements ganz oder teilweise auslagern.

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